3 herramientas digitales para implementar una evaluación de impacto

Envío masivo de mensajes

Las intervenciones basadas en comunicaciones, que buscan incentivar alguna conducta deseada, resultan un campo muy fértil para las evaluaciones de gestión, porque suelen ser de fácil implementación, permiten observar resultados en el corto plazo y no representan costos monetarios elevados. Sin embargo, éstas también requieren de la emisión reiterada de una gran cantidad de correos que serían dificilmente tramitables a través del uso de los servicios de correo electrónico tradicionales.

Existen servicios de envío de correos electrónicos masivos, a un bajo costo, como por ejemplo, MailChimp,quepermiten cargar bases de datos de contactos, organizar distintas listas de envío y programar envíos masivos personalizados. A su vez, estas plataformas también hacen posible adecuar la presentación del mensaje con elementos como colores, tamaños de letra e imágenes. Por otra parte, estos sistemas recogen estadísticas relevantes para medir el cumplimiento real de la intervención, como la cantidad de correos efectivamente recibidos o el número de contactos que realmente abrieron el correo.  

Por lo tanto, estos servicios resultan bastante útiles para la elaboración de evaluaciones de impacto comunicativas que generen aprendizajes valiosos y rápidos, pues no sólo permiten calcular el impacto general de la intervención sino, además, comparar distintos tipos de mensajes para determinar cuál tiene mayor efectividad. En este sentido, CAF –banco de desarrollo de América Latina- está evaluando, con la ayuda de este tipo de herramientas, si estas intervenciones pueden contribuir con el proceso de racionalización de trámites en Colombia.

Encuestas en línea

Los costos de una evaluación de impacto suelen estar asociados, en muchos casos, con el levantamiento de información, bien sea porque la recolección tiende a realizarse a través de encuestas presenciales (cara a cara) que requieren de esfuerzos de movilización o porque es necesario destinar mucho tiempo para la transcripción de la información recolectada para hacer uso de ella en algún formato digital. Sin embargo, existen maneras para disminuir estos costos, utilizando servicios de encuestas en línea que permitan llegar a una gran cantidad de personas, almacenar en la web todas las respuestas y exportarlas en algún formato amigable para su análisis.

Una típica aplicación de éstaspermite elaborar un sinfín de encuestas con un ilimitado número de preguntas que pueden ser enviadas a una gran cantidad de personas. De igual manera, estas herramientas permiten utilizar diferentes diseños de preguntas (selección simple o múltiple, listas desplegables, cuadros de textos, valoración con puntajes, entre otras), restringir su llenado a únicamente los individuos deseados y monitorear quiénes la han completado y quiénes no.

Este instrumento puede ser de gran utilidad en casos donde las unidades de la evaluación tengan acceso a algún dispositivo electrónico con internet. No obstante, el uso de estos sistemas también acarrea una serie de retos, dentro de los cuales se destaca la tasa de desgaste (proporción de unidades que no contestan la encuesta), como consecuencia de que el llenado no sea físicamente supervisable. Por ello, las encuestas en línea deben ir acompañadas de una estrategia que incluya incentivos al llenado, así como un plan de monitoreo del avance del mismo.

Gestión de proyectos

Una evaluación de impacto es el resultado de un compendio de tareas y actividades que requieren de la coordinación de distintos actores. Por una parte, suele ser muy frecuente que el organismo o la unidad a cargo de evaluar una iniciativa sea distinta a aquella que tiene la responsabilidad de implementar la política o programa que será sujeta a evaluación. Esto se debe, entre otras cuestiones, a las ventajas en términos de autonomía de separar organizativa o institucionalmente ambas funciones o al hecho de que algunas entidades no cuentan con un equipo de evaluación. De esta manera, las evaluaciones tienden a recaer en otras instituciones públicas, académicas, multilaterales o en equipos resultantes de la combinación de estos cuerpos.

Lo anterior conduce a que sea fundamental que exista, desde el inicio, una clara repartición de las tareas y una fijación de fechas límites para realizarlas, sobre todo para aquellos casos donde el cumplimiento de una labor sea necesario para el inicio de otra o donde exista el involucramiento de muchas partes distintas. De igual manera, el seguimiento de los acuerdos es recomendable para definir el estado de avance de una evaluación y detectar posibles cuellos de botella o áreas de mejora cuando se considere que el progreso es inferior al esperado.

Para todo esto, existen softwares que facilitan la asignación y el monitoreo de las tareas dentro de un proyecto. Por ejemplo, Redboothpermite generar diferentes proyectos (“Workspaces”), crear distintastareas dentro de cada uno, asignarles responsables y fijar fechas límite. A su vez, estas herramientas permiten establecer dependencias o prelaciones entre las tareas, de manera que los usuarios puedan observar las implicaciones de cada tarea para el proceso de la evaluación. Otra cuestión positiva es que éstas permiten agrupar las tareas en listas, para así poder descomponer cada proyecto en etapas o “macro-actividades”, así como crear plantillas con listas y actividades predefinidas que puedan ser replicadas para cualquier proyecto con un simple clic. Finalmente, estas herramientas permiten tener una visión integral de la gestión del proyecto a través de su visualización en un diagrama de Gantt y además de descargar la información en formato Excel para su análisis.