Aprendizajes del concurso de lecciones aprendidas “LEAP”
Año 2013: cinco familias que habitan en lo más lejano del oriente boliviano recibieron por primera vez acceso al agua potable. Previamente “al milagro de contar con agua en sus casas”, caminaban entre 4 a 6 horas diarias en lo que se conoce como la comunidad de “Bolpebra”, en la triple frontera entre Bolivia, Perú y Brasil.
Este impacto, a sabiendas de los múltiples beneficios de contar con agua segura, no solo contribuyó a mejorar la calidad de vida en general de las cinco familias, favoreciendo soluciones sostenibles de nutrición y sanidad, sino que fundamentalmente coadyuvó al empoderamiento y autonomía de las madres de esas familias, quienes – entre tantas labores – eran las encargadas de procurar el agua a sus hogares.
El impacto referido no viene sólo; es el resultado de aprovechar muchas lecciones aprendidas, a través de cinco fases de financiamiento con acompañamiento técnico del Programa “Mi Agua (Más inversión en agua)”, a partir del cual, en 8 años de implementación con apoyo CAF, el Programa administrado por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua de Bolivia, y que cuenta con un rol fundamental del Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social (FPS), ha facilitado el acceso a agua de dos millones de bolivianos.
Cada programa “Mi Agua”, capitalizando lecciones de las fases precedentes, ha sido mejor que el anterior, con más efectividad y sostenibilidad en su desarrollo. Esto ha sido posible gracias a la continuidad y al cuidado del equipo que se ha dedicado a llevarlo adelante, intercambiando experiencias, mejorando su quehacer tanto del lado de la contraparte local de Bolivia como de la acción específica de apoyo por parte de CAF. Este sentido de mejora continua ha sido uno de los principales objetivos que hemos querido impulsar en los funcionarios en CAF, cuando lanzamos el 1 er concurso de lecciones aprendidas o concurso “LEAP” en noviembre.
El Concurso “LEAP” busca motivar a los funcionarios CAF a “dar el salto” hacia un nuevo espacio en el cual puedan compartir sus experiencias y aprendizajes. Las organizaciones aprenden cuando adquieren rutinas, conocimientos, y estrategias a través de cualquier medio, y un concurso de lecciones aprendidas, es una manera de hacerlo, ya que incorpora en la agenda interna de nuestra organización, el análisis de los temas claves para ser evaluados, y organizados, con la idea de poder extraer de allí datos y piezas de información que puedan ser reutilizadas en la mejora continua, y en la generación de procesos que mejoren la toma de decisiones. Que de no hacerlo, de no capturarlas de esta u otra forma, se quedarían en las mentes de esos funcionarios, y se perderían cuando estos funcionarios dejen la organización.
Como parte de los aprendizajes de este 1er concurso LEAP, hemos analizado el método de captura de estas lecciones aprendidas. Uno de los aciertos fue el establecer un esquema, lo más objetivo posible, de lo que es una lección aprendida, para que las evaluaciones tuviesen una base objetiva y común. El esquema se fundamenta en lo que llamamos el H-C-M: hallazgo –causas –mitigantes y se desarrolló una guía explicativa que se presentó a los participantes: 1) cómo observar una desviación (el hallazgo); 2) cómo identificar sus causas, y 3) cómo presentar la propuesta mitigante, en caso de ser una desviación negativa, o una propuesta propulsora, en caso de ser una desviación positiva.
A pesar de la guía HCM, las narrativas surgidas al unir los esquemas de las diferentes propuestas fueron muy diversas en forma y contenido. Algunas muy extensas o muy cortas. Unas muy explícitas o muy enrevesadas. Evaluar estas narrativas fue una de las primeras dificultades. Algunas narrativas resultaron muy difíciles de observar todas las virtudes que se señalaban, o la manera de medir su verdadero impacto. A partir de estas complejidades convocamos posteriormente, a participantes, y jueces, para mejorar el instrumento de captura HCM, y esperamos que mejore y facilite la evaluación de las narrativas de los participantes, para el 2do llamado al concurso LEAP, en septiembre.
Otra dificultad del primer concurso LEAP fue, las diferentes percepciones de los jueces, quienes evaluaron un grupo limitado de propuestas, y a pesar que utilizamos herramientas estadísticas para minimizar las desviaciones de las percepciones y valoraciones, los resultados mostraron una gran variedad a la hora de clasificar cual lección era mejor que otra. Aun habiendo una guía explicativa que parametrizaba los aportes de cada lección, los juicios variaron mucho entre un juez y otro, y ésta fue otra oportunidad de mejora, en la cual nos enfocamos para el segundo llamado LEAP.
Así que aprovechando los aportes de jueces y participantes, modificamos el sistema de evaluación, siendo esta vez un sistema con dos vueltas, en la primera, el equipo organizador, bajo una guía objetiva hará una primera evaluación donde se escogerán las primeras 10 lecciones potenciales, y posteriormente estas “top 10”, pasarán a una segunda vuelta, donde serán analizadas por todos los jueces, siguiendo un esquema específico de valoración, previamente comentado y publicado, clasificándolas, para luego en un proceso de intercambio de opiniones, los jueces llegarán a los resultados finales más consensuados.
Todas estas propuestas de lecciones aprendidas las divulgamos a través de un blog interno, con acceso libre de todos los funcionarios de CAF. Es un blog compartido, también primero en su estilo, que esperamos ir mejorándolo en el tiempo, con mayor participación de los funcionarios de CAF, quienes seguimos siendo los responsables de mantener y mejorar continuamente este concurso, como una forma de contribuir con una cultura de aprendizaje, que identifica oportunidades de mejora, las clasifica, y organiza, para que luego otro funcionario, las utilice para la mejora del resto de la organización.
Sabemos que hay muchos elementos subjetivos en estos procesos de evaluación a los cuales seguiremos intentando minimizar. Todo proceso evaluativo como el concurso LEAP, conlleva un sustrato de fundamentos éticos, de ser congruentes, justos y objetivos, de dar resultados útiles, y de generar una credibilidad que motive a los funcionarios a aportar sus experiencias para el beneficio de sus compañeros, para lo cual se requiere de procesos transparentes, que sean verificables, buscando la manera más objetiva posible de medirlos.
El 1er concurso LEAP nos dejó unas lecciones por aprender a todos los funcionarios, como que mantener una actitud activa en identificar oportunidades de mejora y de compartir las vivencias propias y de otros compañeros es una fuente de mejora continua.
