Oficial, Oficina País (Gestión de Trámites y Procesos) Temporal 6 meses

Funciones y actividades de la posición: Gestionar los trámites relativos a protocolo, inmunidades y privilegios de CAF y sus funcionarios, así como garantizar el cumplimiento de procesos administrativos de la Oficina de Representación, con el objetivo de brindar atención oportuna y de calidad a los clientes internos y externos, garantizando el cumplimiento de la normativa interna con discreción y confidencialidad.

Las funciones principales del Oficial son:

1. Gestionar los trámites operativos relacionados con protocolo, inmunidades y privilegios de la CAF y de los funcionarios internacionales ubicados en la Oficina País ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con normas y procedimientos establecidos por la Secretaría General, con el objetivo de cumplir las condiciones acordadas en el marco Convenio suscrito entre la CAF y el Estado Local, en coordinación con la DSRE y la CJ.
2. Apoyar la coordinación de compras, pagos y logística asociada a la realización de eventos corporativos locales, según lineamientos de la DSRE, DSLA y DCE con la finalidad de apoyar las actividades del negocio y garantizar que los mismos estén alineados con la imagen de la organización.
3. Realizar, coordinar y controlar las actividades relacionadas con el servicio de Valija Diplomática. Controlar la correspondencia entrante y saliente del área, tanto nacional como internacional, para asegurar que se atiendan todas las solicitudes, y para llevar un seguimiento que permita la fácil localización de la documentación.
4. Ubicar proveedores y precios de mercado para identificar las mejores alternativas de servicio disponibles a nivel local, relacionadas con eventos, reuniones y traslados para garantizar el uso óptimo del presupuesto.
5. Apoyar la organización, logística y el protocolo de los diferentes eventos de la CAF en los países.
6. Asistir a los funcionarios en las actividades administrativas relacionadas con el negocio, con el objetivo de mantener la información ordenada, controlada y accesible para quienes deban disponer de ella para la ejecución de sus funciones.
7. Realizar gestiones de viajes (reservación de pasaje, hospedaje, agendas de reuniones, retiros y reporte de viáticos), con la finalidad de facilitar la movilización de los funcionarios según las necesidades del negocio.
8. Apoyar en la gestión y seguimiento del presupuesto, a fin de mantener control sobre la ejecución presupuestaria. 

Conocimientos y capacidades específicos:

• Conocimiento básico en relacionamiento con entidades públicas y diplomáticas.
• Conocimiento básico en la organización de eventos corporativos.
• Buena comprensión de conceptos de inmunidades y trámites diplomáticos y de acreditación de funcionarios.
• Destreza en manejo de herramientas informáticas y audiovisuales para eventos de la Oficina. Experiencia en atención de clientes

Idiomas:

• Español avanzado
• inglés deseable

Lugar: Ciudad de Panamá, Panamá.

Formar parte del equipo humano de CAF es una experiencia gratificante, que combina la posibilidad de contribuir con el desarrollo sostenible, la integración y la competitividad de los países accionistas, con la oportunidad de compartir experiencias con personal altamente calificado en un ambiente de trabajo profesional, productivo y motivador. 

Nota: Serán bienvenidas las postulaciones de personas que cumplan con el perfil y que residan o tengan condición migratoria permanente en Panamá.

Desde CAF promovemos o impulsamos la diversidad étnico racial, de género, la inclusión de personas con discapacidad y otros grupos diversos. Por lo cual nos encantaría recibir sus postulaciones.