Cinco lições para sistematizar a aprendizagem em instituições públicas

CAF –banco de desenvolvimento da América Latina – e a DIAN – Direção de Impostos e Aduanas Nacionais da Colômbia – trabalham desde 2013 para avaliar a eficácia de algumasiniciativas que buscam aumentar a arrecadaçãode impostos nacionais na Colômbia.

As aprendizagens geradas permitiram melhorar o direcionamento das atividades avaliadas e, assim, aumentar a receita e a eficiência na utilização dos recursos. Tendo em conta os benefícios obtidos com essas experiências de aprendizagem, o interesse da instituição arrecadadora para aprender com sua gestão continuou e se fortaleceu, abrindo a oportunidade de promover a institucionalização de uma agenda de inovação e aprendizagem que permita aplicar melhorias contínuas em sua gestão.

Esse processo de institucionalização começou em 2017 com a Direção de Fiscalização da DIAN. Na primeira fase da colaboração, priorizou-se, por um lado, identificar oportunidades de aprendizagem a partir da existência de problemas específicos de gestão e, por outro lado, ajudar as áreas participantes a internalizar a importância de medir, aprender e inovar. 

Da experiência com a DIAN extraem-se as seguintes aprendizagens:

1. Informar e contar com a aprovação das instâncias superiores permite gerar compromisso de todas as partes interessadas. Uma chave para iniciar esse caminho foi a apresentação dos objetivos do processo de inovação e aprendizagem no Diretório da DIAN em julho de 2017, com o fim de informar e comprometer as partes interessadas. Durante a apresentação, destacaram-se os benefícios da implementação de uma agenda de aprendizagem, as oportunidades oferecidas pela gestão fiscal e os objetivos da proposta. Esse processo foi capaz de fortalecer a legitimidade da atividade dentro da instituição e, por conseguinte, facilitou que as principais partes interessadas dedicassem tempo ao objetivo de aprendizagem.
   
   
2. É mais fácil avançar na medida em que se compreendam os conceitos básicos de avaliação de impacto. O CAF realizou um workshop sobre Avaliação de Impacto com as áreas envolvidas, que serviu para esclarecer o objetivo do ciclo de inovação e aprendizagem, orientar na identificação de um problema de gestão do qual se possa desprender uma avaliação e, acima de tudo, comprometer os funcionários com a atividade. Esse processo fortaleceu as capacidades dos funcionários para identificar oportunidades de aprendizagem e sua compreensão do conceito e da lógica por trás de uma medição de impacto.
   
   
3. Compreender e motivar os funcionários é importante para construir uma relação de confiança. O projeto tem avançado em proporção à qualidade e à frequência das trocas entre a equipe de trabalho. Nesse processo tem sido fundamental para o CAF compreender as necessidades de aprendizagem específicas da área para, assim, responder às questões realmente relevantes para a equipe da DIAN. Também tem sido essencial frequentemente motivar os funcionários, destacando os potenciais benefícios que traz para o seu trabalho, e para eles individualmente, a avaliação e a aprendizagem a partir de sua gestão.
   
   
4. A aprendizagem vai além de apenas avaliações de impacto. Existem muitas maneiras de gerar valor que excedem a implementação de uma avaliação rigorosa de impacto, como começar a recolher informações ou analisar os dados administrativos já disponíveis para entender a magnitude dos obstáculos que enfrentam as áreas. Cada uma destas aprendizagens, por si só, gera valor para a instituição.
   
   
5. O tempo vale ouro. Uma chave para manter o moral e o esforço da equipe tem sido a geração de um plano com ações específicas e prazos de tempo determinados. Isso, por sua vez, tem facilitado a realização dos primeiros sucessos que mantiveram o compromisso no tempo.
   
   

As instituições que aprendem são aquelas entidades que tenham as capacidades técnicas e o fortalecimento institucional necessários para detectar oportunidades de aprendizagens dentro de seus próprios programas e experiências, e que, além disso, são capazes de implementar os conhecimentos adquiridos para melhorar a sua gestão.

A geração de conhecimento nas instituições públicas é uma tendência mundial. A Inglaterra foi o primeiro país a estabelecer uma equipe em nível nacional encarregada de avaliar políticas públicas baseadas na economia comportamental, por meio do Behavioural Insights Team, enquanto na América Latina foi pioneiro o Ministério da Educação do Peru, que já conta com seu próprio laboratório de inovação para a política educativa (MineduLab) cujo objetivo é gerar evidência rigorosa para a formulação de políticas.

Inspirado por esses casos bem-sucedidos, o objetivo em longo prazo do trabalho em conjunto com a DIAN é conseguir que os funcionários valorizem a importância de gerar processos de inovação e aprendizagem em torno de sua gestão e que eventualmente construam uma equipe que lidere essas ações em nível interno para que sejam sustentáveis em longo prazo.