Três ferramentas digitais para implementar uma avaliação de impacto

Envio em massa de mensagens

As intervenções baseadas em comunicações, que procuram incentivar algum comportamento desejado, são um campo muito fértil para as avaliações de gestão, pois costumam ser de fácil implementação, permitem observar resultados no curto prazo e não representam altos custos. No entanto, também implicam a necessidade de enviar reiteradamente uma grande quantidade de e-mails, algo que seria difícil através do uso dos serviços de e-mails tradicionais.

Existem serviços de remessa de e-mails em massa, a um custo baixo, como, por exemplo, MailChimp, que permitem carregar bancos de dados de contatos, organizar diferentes listas de envio e programar envios em massa personalizados. Além disso, essas plataformas também tornam possível adequar a apresentação da mensagem com elementos como cores, tamanhos de letra e imagens. Por outro lado, esses sistemas coletam estatísticas relevantes para medir o cumprimento real da intervenção, como a quantidade de e-mails efetivamente recebidos ou o número de contatos que realmente abriram o e-mail.  

Portanto, esses serviços são muito úteis para a elaboração de avaliações de impacto comunicativas que gerem aprendizagens valiosas e rápidas, pois não só permitem calcular o impacto geral da intervenção, como também possibilitam comparar diferentes tipos de mensagens para determinar qual é mais eficaz. Nesse sentido, o CAF - banco de desenvolvimento da América Latina - está avaliando, com a ajuda desse tipo de ferramentas, se essas intervenções podem contribuir com o processo de racionalização da burocracia na Colômbia.

Pesquisas on-line

Os custos de uma avaliação de impacto costumam estar associados, em muitos casos, ao levantamento de informações, seja porque a coleta tende a ser realizada através de enquetes presenciais (face a face) que requerem esforços de mobilização, seja porque é necessário dedicar muito tempo para transcrever as informações coletadas para utilizá-las em algum formato digital. Entretanto, existem maneiras de diminuir esses custos, usando serviços de pesquisas on-line que permitem chegar a uma grande quantidade de pessoas, armazenar na internet todas as respostas e exportá-las em algum formato amigável para sua análise.

Sua típica aplicação permite elaborar inúmeras pesquisas com um número ilimitado de perguntas que podem ser enviadas a uma grande quantidade de pessoas. Por outro lado, essas ferramentas permitem usar diferentes tipos de perguntas (seleção simples ou múltipla, listas suspensas, quadros de textos, avaliação com pontuações, entre outras), restringir seu preenchimento apenas aos indivíduos desejados e monitorar quem preencheu e quem não.

Esse instrumento pode ser muito útil quando as unidades de avaliação tiverem acesso a algum dispositivo eletrônico com conexão à internet. No entanto, o uso desses sistemas também acarreta uma série de desafios, dentre os quais, destaca-se a taxa de desgaste (proporção de unidades que não respondem à pesquisa), como consequência do fato de o preenchimento não ser supervisionado fisicamente. Por isso, as pesquisas on-line devem ser acompanhadas por uma estratégia que inclua incentivos para seu preenchimento, bem como um plano de monitoramento de seu progresso.

Gestão de projetos

Uma avaliação de impacto é o resultado de uma série de tarefas e atividades que exigem a coordenação de diversos atores. Por um lado, costuma ser muito frequente que o organismo ou a unidade encarregada de avaliar uma iniciativa seja diferente da que é responsável pela implementação da política ou do programa sujeito à avaliação. Isso se deve, entre outras razões, às vantagens em termos de autonomia para separar ambas as funções organizacional ou institucionalmente, ou ao fato de que algumas organizações não possuem uma equipe de avaliação. Assim, as avaliações costumam recair em outras instituições públicas, acadêmicas, multilaterais ou em equipes resultantes da combinação dessas instituições.

Isso torna fundamental a existência, desde o início, de uma clara distribuição de tarefas e do estabelecimento de prazos para realizá-las, sobretudo nos casos em que o cumprimento de uma tarefa seja necessário para o início da outra, ou quando muitas partes diferentes estejam envolvidas. Da mesma forma, o acompanhamento dos acordos é recomendável para definir o progresso de uma avaliação e para detectar possíveis gargalos ou áreas de melhoria quando o progresso for considerado inferior ao esperado.

Para tudo isso, existem softwares que facilitam a designação e o monitoramento das tarefas dentro de um projeto. Por exemplo, Redbooth permite gerar projetos diferentes (“Workspaces”), criar tarefas distintas dentro de cada um, designar responsáveis e definir prazos. Por sua vez, essas ferramentas permitem estabelecer dependências ou prioridades entre as tarefas, de modo que os usuários possam observar as implicações de cada tarefa para o processo da avaliação. Outro ponto positivo é que permitem agrupar as tarefas em listas, para poder decompor cada projeto em etapas ou “macroatividades”, bem como criar modelos com listas e atividades predefinidas que possam ser replicadas a qualquer projeto com um simples clique. Finalmente, essas ferramentas permitem ter uma visão integral da gestão do projeto através de sua visualização em um diagrama de Gantt, além de baixar as informações em formato Excel para sua análise.