5 lecciones para sistematizar el aprendizaje en instituciones públicas

CAF -banco de desarrollo de América Latina- y la DIAN -Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia- trabajan desde el 2013 para evaluar la efectividad de algunas iniciativas que buscan aumentar la recaudación de impuestos nacionales en Colombia.

Los aprendizajes generados han permitido mejorar la focalización de las actividades evaluadas y de esta forma aumentar los ingresos y la eficiencia en el uso de los recursos. Dados los beneficios obtenidos de estas experiencias de aprendizaje, el interés de la institución recaudadora por aprender de su gestión ha continuado y se ha fortalecido, abriendo la oportunidad para promover la institucionalización de una agenda de innovación y aprendizaje que permita aplicar mejoras continuas en su gestión.

Este proceso de institucionalización comenzó en 2017 con la Dirección de Fiscalización de la DIAN. En la primera fase de la colaboración se ha priorizado, por un lado, identificar oportunidades de aprendizaje a partir de la existencia de problemas puntuales de gestión y, por otro, ayudar a las áreas participantes a internalizar la importancia de medir, aprender e innovar. 

De la experiencia con la DIAN se desprenden los siguientes aprendizajes:

1. Informar y contar con la aprobación de las instancias superiores permite generar compromiso de todos los actores. Una clave al arrancar este camino, fue la presentación de los objetivos del proceso de innovación y aprendizaje en el Directorio de la DIAN en julio de 2017 con el fin de informar y comprometer a los actores. Durante la presentación, se destacaron los beneficios de implementar una agenda de aprendizaje, las oportunidades que ofrece la gestión impositiva y los objetivos de la propuesta. Este proceso logró fortalecer la legitimidad de la actividad dentro de la institución y por lo tanto, facilitó que los actores claves dedicaran tiempo al objetivo de aprendizaje.
   
   
2. Es más sencillo avanzar en la medida en que se comprendan los conceptos básicos de evaluación de impacto. CAF realizó un Taller de Evaluación de Impacto con las áreas involucradas que sirvió para aclarar el objetivo del ciclo de innovación y aprendizaje, guiar en la identificación de un problema de gestión del que se pueda desprender una evaluación y sobre todo comprometer a los funcionarios con la actividad. Este proceso fortaleció las capacidades de los funcionarios para identificar oportunidades de aprendizaje, y su entendimiento del concepto y la lógica detrás de una medición de impacto.
   
   
3. Entender y motivar a los funcionarios es importante para construir una relación de confianza. El proyecto ha avanzado en proporción a la calidad y la frecuencia de los intercambios entre el equipo de trabajo.En ese proceso ha sido fundamental para CAF entender las necesidades específicas de aprendizaje del área para así poder responder las preguntas realmente relevantes para el equipo de la DIAN. Igualmente ha sido clave motivar con frecuencia a los funcionarios resaltando los potenciales beneficios que trae para su trabajo, y para ellos individualmente, el evaluar y aprender de su gestión.
   
   
4. El aprendizaje va más allá de solo evaluaciones de impacto. Hay muchas formas de generar valor que exceden la implementación de una evaluación de impacto rigurosa, como comenzar a recolectar información o analizar los datos administrativos ya disponibles para entender la magnitud de los obstáculos que las áreas enfrentan. Cada uno de esos aprendizajes en sí mismo genera valor a la institución.
   
   
5. El tiempo vale oro. Una clave para mantener el ánimo y esfuerzo del equipo ha sido la generación de un plan con acciones concretas y plazos de tiempo determinados. Esto, a su vez, ha facilitado el logro de éxitos tempranos que han mantenido el compromiso en el tiempo.
   
   

Las instituciones que aprenden son aquellas entidades que cuentan con las capacidades técnicas y el fortalecimiento institucional necesario para detectar oportunidades de aprendizajes dentro de sus propios programas y experiencias, y que además son capaces de implementar los conocimientos adquiridos para mejorar su gestión.

La generación de conocimiento en las instituciones públicas es una tendencia mundial. Inglaterra fue el primer país en establecer un equipo a nivel nacional encargado de evaluar políticas públicas basadas en la economía conductual, a través del Behavioural Insights Team, mientras que en América Latina, ha sido pionero el Ministerio de Educación en Perú, que ya cuenta con su propio laboratorio de innovación para la política educativa (MineduLab) cuyo objetivo es generar evidencia rigurosa para el diseño de políticas.

Inspirados en estos casos exitosos, el objetivo a largo plazo del trabajo en conjunto con la DIAN es lograr que los funcionarios valoren la importancia de generar procesos de innovación y aprendizaje en torno a su gestión y que eventualmente construyan un equipo que lidere estas acciones a nivel interno para que sean sostenibles en el largo plazo.