Una visión moderna del secretario corporativo en América Latina

Tradicionalmente, el rol del Secretario Corporativo en América Latina ha sido visto como el redactor de actas de las sesiones de Junta Directiva, pero bajo una concepción moderna le correspondería cumplir una variedad de  responsabilidades, entre las que destacan no solo organizar la información que requiere este órgano de dirección y recoger en actas las discusiones y acuerdos que dicho cuerpo colegiado adopte, sino transmitir dichos acuerdos, hacer seguimiento de su ejecución y velar por el cumplimiento de normas y buenas prácticas de gobierno corporativo por parte de la Junta Directiva.

En ese sentido, las diversas tareas mencionadas propician que el Secretario requiera de una gama de competencias cada vez más amplia y se encuentre en una posición idónea para convertirse en piedra angular del gobierno corporativo de las empresas, y contribuya a mejorar el desempeño de la Junta Directiva, al posibilitar un entorno más eficaz y eficiente para la toma de decisiones.

A fin de contrastar estas buenas prácticas con la realidad de las empresas de la región, el estudio “Perfil del Secretario Corporativo en América Latina”, publicado por CAF, analizó las funciones del Secretario Corporativo de las empresas en América Latina y así identificar oportunidades de mejora en el gobierno corporativo de las empresas a través de dicha posición. Para ello, elaboró un cuestionario con preguntas sobre la formación, competencias, funciones, unidades de pertenencia y los procesos de designación, evaluación y remoción del Secretario. La encuesta fue respondida de manera voluntaria por casi cien empresas de diversos sectores económicos de trece países de la región.

Como resultados principales se encontró que:

• Una mayoría de Secretarios son abogados, lo cual se condice con la percepción tradicional de un tomador de actas, pero paralelamente se encontró que una gran proporción de los Secretarios tienen formación de postgrado en otros campos, lo cual reflejaría que dicha función requiere otras habilidades para comprender mejor las discusiones de los miembros de Junta y administrar más eficazmente la información que deriva de ello.
• La Gerencia Legal es el área que alberga en una mayor proporción de quienes desempeñan esta función, en línea con la formación profesional reportada. Sin embargo, no es desestimable la proporción de Secretarios ubicados en unidades que reportan directamente al CEO o la Junta Directiva, reflejando así el entendimiento que dicha función requiere de una interacción transversal y extendida con todas las áreas relevantes de la empresa.
• Aún cuando la mayor parte de su tiempo se concentra en tareas como la recolección de información para las sesiones de la Junta Directiva y la elaboración de las actas, una alta proporción de Secretarios reportan que realizan la variedad de funciones que se mencionaron previamente, lo que implica que en la práctica sus labores se han venido ampliando más allá de las tareas tradicionales.

En resumen, los resultados del estudio han permitido identificar las características más comunes de los Secretarios, pero también dejan claro que no existe un formato o fórmula única para el desempeño de actividades, y que la atención a la  diversidad es un elemento crucial para el éxito de las funciones del Secretario Corporativo.