Uma visão moderna do secretário corporativo na América Latina

Tradicionalmente, a função do secretário corporativo tem sido vista na América Latina como a de redator de atas nas sessões dos conselhos de administração, mas, na concepção moderna do cargo, cabe a ele cumprir com várias responsabilidades, entre as quais se destacam não apenas a organização das informações exigidas por esse órgão de administração e o registro em atas das discussões e dos acordos aí realizados, mas também a comunicação de tais acordos, monitorando sua implementação e assegurando o cumprimento das normas e boas práticas de governança corporativa pelo conselho de administração.

Nesse sentido, as diversas tarefas mencionadas fazem com que exija-se do secretário um leque cada vez mais amplo de competências, que ele esteja numa posição ideal para se tornar uma pedra angular da governança corporativa da empresa e que possa contribuir para melhorar o desempenho do conselho de administração, permitindo um ambiente mais eficiente para a tomada de decisões.

A fim de contrastar essas boas práticas com a realidade das empresas da região, o estudo “Perfil do secretário corporativo na América Latina”, publicado pelo CAF, analisou as funções dos secretários corporativos de empresas na América Latina, buscando identificar oportunidades de melhoria na governança corporativa por meio desse cargo. Para tanto, desenvolveu-se um questionário com perguntas sobre a formação, competências, funções e localização na empresa, bem como os processos de nomeação, avaliação e remoção do secretário. A pesquisa foi respondida voluntariamente por quase cem empresas, de diversos setores econômicos, em treze países da região.

Dentre os principais resultados, verificou-se que:

• A maior parte dos secretários é de advogados, o que é coerente com a percepção tradicional de um redator de atas; mas, ao mesmo tempo, descobriu-se que uma grande proporção de secretários apresenta pós-graduação em outros campos, o que indicaria que este papel requer outras habilidades para uma melhor compreensão das discussões dos membros do conselho e para gerenciar de forma mais eficaz as informações que daí resultam.
• O departamento jurídico é a área que abriga a maior proporção de pessoas que realizam essa função, em consonância com a formação profissional relatada. No entanto, não é desprezível o número de secretários localizados em unidades que se reportam diretamente ao CEO ou ao conselho de administração, o que indica o entendimento de que o cargo exige uma interação transversal e difundida com todas as áreas relevantes da empresa.
• Mesmo quando a maior parte do seu tempo se concentra em tarefas como a coleta de informações para as sessões do conselho de administração e a elaboração das atas, um alto número de secretários reportou realizar a variedade de funções mencionadas anteriormente, o que significa que, na prática, o seu trabalho vem se expandindo para além das tarefas tradicionais.

Em suma, os resultados do estudo permitiram identificar as características mais comuns dos secretários, mas também deixam claro que não há um único formato ou fórmula para o desempenho das atividades, e que a atenção à diversidade é um elemento crucial para o sucesso das funções do secretário corporativo.